O Desafio do Negócio
Uma empresa de mobiliário de luxo com vendas internacionais e produção subcontratada enfrenta desafios únicos:
- Gestão de múltiplos fornecedores em diferentes localizações
- Controlo de qualidade à distância
- Prazos de entrega complexos com várias etapas
- Comunicação entre vendas, design, produção e logística
- Rastreabilidade de cada peça desde o pedido até à entrega
- Documentação fiscal para exportação (faturas, guias de transporte)
A Nossa Solução: Uma Plataforma Integrada
Criámos uma infraestrutura tecnológica que centraliza todas as operações num único ecossistema, seguro e acessível de qualquer parte do mundo.
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│ INTERNET │
│ │ │
│ ┌─────▼─────┐ │
│ │ Traefik │ ← Entrada segura (HTTPS) │
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│ │ │
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│ │ │ │ │
│ ┌────▼────┐ ┌─────▼─────┐ ┌─────▼─────┐ │
│ │ Odoo │ │ n8n │ │ Outros │ │
│ │ (ERP) │ │(Automação)│ │ Serviços │ │
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│ │ │ │
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│ │ │
│ ┌──────▼──────┐ │
│ │ Base Dados │ ← Dados centralizados │
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Componentes e o Seu Valor
1. Odoo - O Cérebro do Negócio
O Odoo é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que gere todas as áreas da empresa numa única plataforma.
Para as Vendas Internacionais:
| Funcionalidade | Benefício |
|---|---|
| CRM | Acompanhar cada cliente desde o primeiro contacto até à venda |
| Orçamentos | Criar propostas profissionais com imagens dos produtos |
| Multi-moeda | Vender em EUR, USD, GBP, CHF automaticamente |
| Multi-idioma | Interface e documentos no idioma do cliente |
Para a Produção Subcontratada:
| Funcionalidade | Benefício |
|---|---|
| Ordens de Fabrico | Enviar especificações detalhadas aos fornecedores |
| Controlo de Qualidade | Registar inspeções e não-conformidades |
| Prazos | Alertas automáticos de atrasos |
| Custos | Controlar margens por produto e fornecedor |
Para a Logística Internacional:
| Funcionalidade | Benefício |
|---|---|
| Guias de Transporte | Documentos legais para Portugal (AT) |
| Rastreio | Saber onde está cada encomenda |
| Incoterms | Gestão correta de responsabilidades de transporte |
Para a Contabilidade:
| Funcionalidade | Benefício |
|---|---|
| Faturação Certificada | Conformidade com a lei portuguesa |
| IVA Intracomunitário | Gestão automática de IVA para UE |
| Relatórios | Análise de rentabilidade por cliente/produto |
2. n8n - Automação Inteligente
O n8n é uma ferramenta que conecta sistemas e automatiza tarefas repetitivas, poupando horas de trabalho manual.
Exemplos Práticos de Automação:
Cenário 1: Nova Encomenda
Cliente faz pedido → Odoo regista venda → n8n automaticamente: ├── Envia email de confirmação ao cliente ├── Notifica o fornecedor por WhatsApp/Email ├── Cria tarefa no calendário para follow-up └── Atualiza folha de planeamento partilhada
Cenário 2: Produção Concluída
Fornecedor marca produção como concluída → n8n automaticamente: ├── Pede fotos de controlo de qualidade ├── Agenda recolha com transportadora ├── Informa cliente da data prevista de entrega └── Gera guia de transporte no Odoo
Cenário 3: Pagamento Recebido
Banco recebe transferência → n8n automaticamente: ├── Reconcilia pagamento no Odoo ├── Envia recibo ao cliente ├── Liberta encomenda para expedição └── Atualiza dashboard de tesouraria
Cenário 4: Alerta de Atraso
Prazo de entrega aproxima-se → n8n automaticamente: ├── Verifica estado no fornecedor ├── Se atrasado, escala para gestor ├── Prepara email proativo para cliente └── Regista incidente para análise futura
Benefícios Concretos
Tempo Poupado
| Tarefa | Antes (Manual) | Depois (Automatizado) |
|---|---|---|
| Criar orçamento | 30 min | 5 min |
| Enviar ordem ao fornecedor | 15 min | Automático |
| Verificar estado de encomendas | 1h/dia | Dashboard em tempo real |
| Gerar guias de transporte | 20 min | 2 cliques |
| Reconciliar pagamentos | 2h/semana | Automático |
Estimativa: 15-20 horas/semana poupadas
Erros Evitados
- Esquecer de informar cliente sobre atraso
- Enviar especificações erradas ao fornecedor
- Duplicar encomendas
- Perder emails importantes
- Erros de conversão de moeda
- Guias de transporte com dados incorretos
Visibilidade Total
Dashboard em tempo real mostrando:
- Encomendas em cada fase (orçamento → produção → transporte → entregue)
- Valor total em pipeline
- Fornecedores com mais atrasos
- Produtos mais vendidos por mercado
- Margem por produto/cliente
Exemplo: Ciclo de Vida de uma Encomenda
Imaginemos uma venda de uma mesa de jantar em nogueira para um cliente em Paris:
Fase 1: Venda
- Cliente contacta via website → Registado automaticamente no CRM
- Comercial cria orçamento no Odoo com imagens e especificações
- Cliente aprova → Odoo converte em encomenda de venda
- n8n envia confirmação ao cliente em francês
Fase 2: Produção
- Odoo gera ordem de fabrico para fornecedor em Paços de Ferreira
- n8n envia email/WhatsApp ao fornecedor com PDF das especificações
- Fornecedor confirma prazo → Atualizado no Odoo
- Sistema monitoriza prazo e envia lembretes
Fase 3: Qualidade
- Fornecedor conclui → Envia fotos via link partilhado
- Gestor aprova qualidade no Odoo
- Se reprovado → n8n notifica fornecedor dos ajustes necessários
Fase 4: Expedição
- Odoo gera guia de transporte comunicada à AT
- n8n agenda recolha com transportadora internacional
- Cliente recebe tracking automático
- Entrega confirmada → Odoo atualiza estado
Fase 5: Pós-Venda
- n8n envia email de satisfação 7 dias após entrega
- Se cliente responde com problema → Criado ticket de suporte
- Sistema agenda follow-up para próxima coleção
Segurança e Fiabilidade
Proteção de Dados
- HTTPS em todas as comunicações (certificados Let's Encrypt)
- Backups automáticos diários
- Acesso VPN para administração (WireGuard)
- Passwords encriptadas em toda a infraestrutura
Conformidade Legal
- RGPD - Dados de clientes protegidos
- Faturação Certificada - Conformidade com AT portuguesa
- Guias de Transporte - Comunicação automática à AT
Disponibilidade
- Servidores profissionais com 99.9% uptime
- Monitorização contínua
- Atualizações de segurança automáticas
Investimento vs. Retorno
Custos Típicos Mensais
| Item | Custo Estimado |
|---|---|
| Infraestrutura (servidor) | 50-100€ |
| Domínios e certificados | Incluído |
| Suporte e manutenção | A definir |
Retorno Esperado
| Benefício | Valor Estimado |
|---|---|
| Tempo poupado (20h/semana × 25€/h) | 2.000€/mês |
| Erros evitados | 500€/mês |
| Melhor controlo de margens | 2-5% nas vendas |
| Clientes mais satisfeitos | Difícil quantificar, mas valioso |
ROI típico: 3-6 meses
Próximos Passos
Fase 1: Fundação ✓
- Infraestrutura de servidores
- Sistema de segurança (Traefik, VPN)
- Odoo instalado e configurado
- n8n para automações
Fase 2: Configuração
- Configurar plano de contas português
- Importar catálogo de produtos
- Configurar fornecedores
- Definir fluxos de trabalho
Fase 3: Automações
- Criar workflows no n8n
- Integrar com email/WhatsApp
- Configurar alertas e notificações
- Dashboards personalizados
Fase 4: Formação e Go-Live
- Formar equipa comercial
- Formar equipa de operações
- Período de testes paralelo
- Migração completa
Conclusão
Esta solução transforma uma operação fragmentada (emails, folhas Excel, telefonemas) numa plataforma integrada onde toda a informação está centralizada, acessível e automatizada.
Para uma empresa de mobiliário de luxo, onde cada peça é única e cada cliente espera um serviço impecável, ter visibilidade total e comunicação automatizada não é um luxo - é uma necessidade competitiva.
O resultado: Mais tempo para o que realmente importa - criar peças extraordinárias e construir relações duradouras com clientes exigentes.